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HubSpot Automatisierung: Wie der Donauturm Wien Vertrieb, Events und Kundenservice digitalisiert

donauturm

Branche

Hospitality

Herausforderung

Manuelle, zeitintensive Prozesse in Anfrageerfassung, Angebotserstellung, Kundenkommunikation und Reporting – keine zentrale Datenbasis, fehlende Automatisierung und Medienbrüche zwischen den Abteilungen.

Lösung

Strukturierte HubSpot-Implementierung als Basis, automatisierte Anfrageerfassung und Angebotsprozesse, dedizierte Workflows, KI-gestützter Customer Agent für den Kundenservice – vollständig digitalisiert und zentral gesteuert.

Key Product

HubSpot CRM, Marketing Automation / Workflows, Landingpages, Reporting & Dashboards, HubSpot Customer Agent (KI-Chatbot)

www.donauturm.at
1.640+
automatisch erstellte Deals
1.663+
Deals durch Follow-Up Workflows verarbeitet
3.596+
Geführte Chatbot-Konversationen
> 80 %
Lösungsrate durch KI-Chatbot

Das Onboarding war äußert professionell und individuell auf unsere Bedürfnisse angepasst. Unsere Mitarbeiter:innen wurden umfangreich geschult, durch die laufende Betreuung durch n.b.s haben wir jederzeit einen Ansprechpartner für unsere Problemstellungen. Wir erhalten wertvolle Unterstützung, sowohl systemspezifisch als auch strategisch in Marketing und Sales-Fragen. Ein absoluter USP von n.b.s ist, dass sich die Mitarbeiter:innen wirklich in jeden Usecase verständnisvoll hineindenken und genau passende Lösungen dafür präsentieren.

Sonja Oswald

Marketingmanagerin Donauturm Wien

Donauturm Brunch

Über den Kunden

Der Donauturm Wien ist mit 252 Metern das höchste Bauwerk Österreichs und eines der bekanntesten Wahrzeichen der Stadt. Im Donaupark gelegen, empfängt er jährlich tausende Besucher:innen – mit Aussichtsplattform auf 150 m Höhe, drehendem Turm Restaurant, Turm Café, Europas höchster Rutsche und einem wachsenden Angebot an Events, Gruppenreisen und Firmenveranstaltungen. Als vielschichtiger Erlebnisort managt das Team täglich ein hohes Volumen an Anfragen, Buchungen und internen Abläufen – vom ersten Kontakt bis zur Veranstaltung. 

Die Herausforderung

Vor der Zusammenarbeit mit n.b.s war der Donauturm Wien mit manuellen, zeitintensiven Prozessen konfrontiert – von der Anfrageerfassung und Angebotserstellung über interne Verwaltungsprozesse bis zum Reporting. Es fehlte eine zentrale Datenbasis, die alle Abteilungen und Prozesse verbindet. Fehlende Automatisierung führte zu wiederkehrenden Aufgaben, Medienbrüchen und eingeschränkter Echtzeit-Transparenz zu Buchungen und Eventanfragen. Ziel war es, alle Prozesse zentral zu steuern, die Abteilungen besser zu vernetzen und die Kundenerfahrung spürbar zu verbessern.

Die Lösung

Basis für alle weiteren Maßnahmen war die strukturierte HubSpot-Implementierung: Import von Kontakten, Organisationen, Deals sowie allen zugehörigen Daten in das CRM, Anlage kundenspezifischer Eigenschaftsfelder, Aufbau von Listen und Segmenten, erste einfache Workflows sowie persönliche E-Mail-Vorlagen für den Vertrieb und Vorlagen für Marketing-E-Mails – ein solides Fundament, auf dem neue Anwendungsfälle entstehen und Prozesse schrittweise weiter automatisiert werden können. Im Zuge der Einführung wurden komplexe Anfrageformulare mit bedingter Logik entwickelt, über die eingehende Anfragen automatisch als Deals im CRM erfasst und der Angebotsprozess gestartet wird. Dedizierte Workflows steuern Follow-Ups, Angebotsversand und interne Prozesse und sorgen so für eine durchgängig digitalisierte Prozesskette.

Über 1.640 Anfragen wurden automatisch verarbeitet, mehr als 1.600 Deals durch Follow-Up-Workflows nachbearbeitet, abteilungsspezifische Dashboards liefern Service, Frontdesk und Küche Echtzeit-Überblick. „Dank der ganzheitlichen HubSpot-Lösung von n.b.s sind Angebotsprozesse, interne Abläufe und das Reporting beim Donauturm heute deutlich effizienter und transparenter." (Kunde, Donauturm Wien, Leitung Eventmanagement) 

Seit Frühjahr 2025 ergänzt ein KI-gestützter Customer Agent den Serviceprozess: Zwei HubSpot-Chatbots – auf Deutsch und Englisch – beantworten Besucherfragen rund um den Donauturm automatisch und rund um die Uhr. Beide Chatflows sind direkt mit dem Customer Agent verknüpft, der eingehende Anfragen erkennt, bewertet und eigenständig löst – ohne manuellen Eingriff. 

Die Ergebnisse

Aufbauend auf einer sauber aufgesetzten HubSpot-Basis – mit importierten Daten, strukturierten Feldern und ersten Workflows – konnten neue Anwendungsfälle schrittweise umgesetzt und Prozesse konsequent ausgebaut werden.

Seit der Einführung wurden über 1.640 Anfragen automatisch erfasst und mehr als 1.600 durch automatisierte Follow-Up-Workflows nachbearbeitet. Viele interne Prozesse wurden vollständig digitalisiert, Onlineshop-Bestellungen werden direkt als Deals angelegt, und abteilungsspezifische Dashboards liefern Service, Frontdesk und Küche einen Echtzeit-Überblick.

Repetitive Aufgaben in Angebotserstellung, Kundenkommunikation und interner Koordination sind weitgehend eliminiert – die Teams arbeiten auf Basis stets aktueller Daten und haben Zeit, sich um die wirklich wichtigen Dinge im täglichen Betrieb zu kümmern. 

Seit Frühjahr 2025 beantwortet der HubSpot Customer Agent Besucherfragen automatisch: Von 3.596 geführten Konversationen wurden 2.915 eigenständig gelöst – eine Lösungsrate von 81 Prozent, ohne dass das Team eingreifen musste.

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