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HubSpot Automation Workflows: So automatisiert der Donauturm Wien Vertrieb und Events

donauturm

Branche

Hospitality

Herausforderung

Manuelle, zeitintensive Prozesse in Anfrageerfassung, Angebotserstellung, Kundenkommunikation und Reporting – ohne zentrale Steuerung, mit Medienbrüchen zwischen den Abteilungen.

Lösung

Automatisierte Anfrageerfassung und Angebotsprozesse über HubSpot, dedizierte Workflows für Follow-Ups und interne Prozesse – vollständig digitalisiert und zentral gesteuert

Key Product

HubSpot CRM, Marketing Automation / Workflows, Landingpages, Reporting & Dashboards

www.donauturm.at
1.640+
automatisch erstellte Deals
1.663+
Deals durch Follow-Up Workflows verarbeitet

Das Onboarding war äußert professionell und individuell auf unsere Bedürfnisse angepasst. Unsere Mitarbeiter:innen wurden umfangreich geschult, durch die laufende Betreuung durch n.b.s haben wir jederzeit einen Ansprechpartner für unsere Problemstellungen. Wir erhalten wertvolle Unterstützung, sowohl systemspezifisch als auch strategisch in Marketing und Sales-Fragen. Ein absoluter USP von n.b.s ist, dass sich die Mitarbeiter:innen wirklich in jeden Usecase verständnisvoll hineindenken und genau passende Lösungen dafür präsentieren.

Sonja Oswald

Marketingmanagerin Donauturm Wien

Donauturm Brunch

Über den Kunden

Der Donauturm Wien ist mit 252 Metern das höchste Bauwerk Österreichs und eines der bekanntesten Wahrzeichen der Stadt. Im Donaupark gelegen, empfängt er jährlich tausende Besucher:innen – mit Aussichtsplattform auf 150 m Höhe, drehendem Turm Restaurant, Turm Café, Europas höchster Rutsche und einem wachsenden Angebot an Events, Gruppenreisen und Firmenveranstaltungen. Als vielschichtiger Erlebnisort managt das Team täglich ein hohes Volumen an Anfragen, Buchungen und internen Abläufen – vom ersten Kontakt bis zur Veranstaltung. 

Die Herausforderung

Vor der Zusammenarbeit mit n.b.s war der Donauturm Wien mit manuellen, zeitintensiven Prozessen konfrontiert – von der Anfrageerfassung und Angebotserstellung über interne Verwaltungsprozesse bis zum Reporting. Fehlende Automatisierung führte zu wiederkehrenden Aufgaben, Medienbrüchen und eingeschränkter Echtzeit-Transparenz zu Buchungen und Eventanfragen. Ziel war es, alle Prozesse zentral zu steuern, die Abteilungen besser zu vernetzen und die Kundenerfahrung spürbar zu verbessern. 

Die Lösung

Im Zuge der Einführung wurden komplexe Anfrageformulare mit bedingter Logik entwickelt, über die eingehende Anfragen automatisch als Deals im CRM erfasst und der Angebotsprozess gestartet wird. Dedizierte Workflows steuern Follow-Ups, Angebotsversand und interne Prozesse wie die Freiticketverwaltung – und sorgen so für eine durchgängig digitalisierte Prozesskette.

Über 1.640 Anfragen wurden automatisch verarbeitet, mehr als 1.600 Deals durch Follow-Up-Workflows nachbearbeitet, abteilungsspezifische Dashboards liefern Service, Frontdesk und Küche Echtzeit-Überblick. „Dank der ganzheitlichen HubSpot-Lösung von n.b.s sind Angebotsprozesse, interne Abläufe und das Reporting beim Donauturm heute deutlich effizienter und transparenter." (Kunde, Donauturm Wien, Leitung Eventmanagement) 

Die Ergebnisse

Seit der Einführung wurden über 1.640 Anfragen automatisch erfasst und mehr als 1.600 durch automatisierte Follow-Up-Workflows nachbearbeitet. Die interne Freiticketverwaltung läuft vollständig digitalisiert, Onlineshop-Bestellungen werden direkt als Deals angelegt, und abteilungsspezifische Dashboards liefern Service, Frontdesk und Küche einen Echtzeit-Überblick.

Repetitive Aufgaben in Angebotserstellung, Kundenkommunikation und interner Koordination sind weitgehend eliminiert – die Teams arbeiten auf Basis stets aktueller Daten und haben Zeit, sich um die wirklich wichtigen Dinge im täglichen Betrieb zu kümmern. 

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